Bí quyết tiết kiệm tối đa chi phí in ấn trong tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, in ấn tạo nên hình thức cũng như đóng vai trò quan trọng trong công tác truyền thông của event. Tuy nhiên, nếu không được tính toán kỹ càng, bạn sẽ tốn một khoản chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn.

in-an-to-chuc-su-kien-vietwind

7 bí quyết sau đây sẽ giúp bạn giảm thiểu được tối đa mức chi phí in ấn mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng event:

1. In các ấn phẩm tổ chức sự kiện trực tiếp tại xưởng

Khi in các ấn phẩm, bạn nên chọn in tại xưởng in sẽ có giá rẻ hơn các đơn vị trung gian. Mặc dù hơi mất công một chút nhưng bạn sẽ tiết kiệm được chi phí hơn thay vì tìm đến các công ty in kiểu môi giới hoặc các agency quảng cáo khác.

2. Liên hệ với nhiều nhà in để tham khảo giá

Mỗi nhà in sẽ có một báo giá khác nhau. Hãy liên hệ với một vài nơi để tham khảo giá và lựa chọn nơi có mức giá tốt nhất. Cách này sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí in ấn kha khá khi tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, bạn phải thật lưu ý về chất lượng ấn phẩm bởi theo lẽ thường: tiền nào, của nấy. Trước khi lựa chọn đơn vị in, bạn hãy nói với họ mang ra một số mẫu đã từng in cho bạn tham khảo để kiểm tra trước.

3. Đảm bảo ấn phẩm được thiết kế đẹp và chuyên nghiệp

Đừng nên quá ham rẻ mà để nhà in thiết kế miễn phí cho bạn nếu không muốn có một ấn phẩm thiếu chuyên nghiệp. Nếu công ty không có một designer riêng, bạn có thể thuê các nhân viên thiết kế tự do bên ngoài hoặc thuê sinh viên các trường kiến trúc, mỹ thuật để có giá rẻ hơn. Đây là cách vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo chất lượng ấn phẩm trong tổ chức sự kiện.

Nếu bạn dự định in flyer màu, hãy để phần hình ảnh màu được thiết kế chỉ nằm trên một mặt giấy. Như vậy, khi in có thể kết hợp nhiều máy in giúp giảm thời gian, giảm chi phí in nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả.

4. Lựa chọn phương pháp in

Nếu bạn lựa chọn in các ấn phẩm tổ chức event trên cùng một chất liệu giấy, hãy tham khảo thông tin từ nhà in về phương pháp in ghép bản. Đây là phương pháp giúp tối ưu hóa khổ giấy, có thể in nhiều bản cùng một lúc với nhiều màu khác nhau. Nhờ giá thành rẻ hơn so với việc in riêng từng bản, phương pháp này sẽ giúp chi phí in ấn được cắt giảm đi khá nhiều.

chat-lieu-in-an-to-chuc-su-kien-vietwind

5. Xem xét số lượng để lựa chọn phương pháp in

Một điều khá quan trọng để tiết kiệm chi phí in ấn cho các công ty tổ chức sự kiện là xem xét số lượng ấn phẩm để lựa chọn phương pháp in.

In offset là phương pháp phù hợp với số lượng ấn phẩm lớn mà chất lượng bản in vẫn được đảm bảo. Tuy nhiên, nếu bạn in số lượng càng lớn, giá thành sẽ càng giảm. Ngược lại, nếu bạn in số lượng ít thì giá thành in offset lại rất cao.

Với số lượng bản in từ 600 bản trở lên, hãy lựa chọn phương pháp in offset. Nếu bạn in từ 300 – 600 bản, thử xem xét giá in offset và in kỹ thuật số để lựa chọn hình thức rẻ hơn. Còn nếu bạn chỉ in số lượng ấn phẩm dưới 300 bản thì tốt nhất hãy chuyển sang in kỹ thuật số hoặc lựa chọn photo màu.

6. Cập nhật xu hướng mới

Thường xuyên cập nhật những công nghệ in ấn mới hoặc hỏi trực tiếp nhà in về phương pháp in nhanh chóng và rẻ nhất là một cách khá đơn giản để bạn tiết kiệm được chi phí in ấn trong tổ chức sự kiện.

7. Lựa chọn địa điểm in phù hợp với địa điểm tổ chức sự kiện

Nếu địa điểm tổ chức sự kiện nằm ở nhiều nơi khác nhau, cần xem xét chi phí giữa việc in ấn và quá trình vận chuyển các ấn phẩm.

Trường hợp in ở một nơi sau đó chuyển đến những địa điểm khác, ấn phẩm của bạn sẽ đảm bảo được chất lượng đồng nhất, giá rẻ hơn do in với số lượng lớn. Tuy vậy, bạn sẽ phải tốn chi phí cho việc vận chuyển ấn phẩm đến những nơi event diễn ra.

xuong-in-an-to-chuc-su-kien-vietwind

Còn nếu chi phí vận chuyển quá tốn kém và bạn in với số lượng nhiều, hãy in riêng ở mỗi địa phương. Tuy nhiên, cần lưu ý giá ở từng nơi sẽ có sự chênh lệch. Bạn cũng cần cử người giám sát trong quá trình in để bảo đảm chất lượng cho các ấn phẩm.

Lưu ý quan trọng khi làm việc với các nhà in:

  • Thống nhất về thời gian giao hàng để tránh ảnh hưởng đến quy trình tổ chức sự kiện.
  • Đưa ra yêu cầu chi tiết và rõ ràng về các thông số kỹ thuật của ấn phẩm như: Kích thước, màu sắc, số trang, độ dày, gia công cán màng…
  • Tham khảo ý kiến những người có kinh nghiệm về các nhà in lớn nếu cảm thấy bản in quá phức tạp và cần sử dụng nhiều chất liệu.
  • Chuẩn bị sẵn mẫu thiết kế trong đĩa hoặc USB kèm theo bản in mẫu (nếu có) để đưa cho nhà in nhằm tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo tính chính xác cho bản in.
  • Lệch màu là chuyện thường xuyên xảy ra trong quá trình in ấn. Tuy nhiên, các chi tiết liên quan đến màu logo, hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ… ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sự kiện được tổ chức thì không được sai lệch quá nhiều. Hãy làm cam kết để chắc chắn rằng nhà in sẽ pha màu và in theo đúng với màu sắc bạn đã yêu cầu.

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan