Giải pháp đối phó với mưa bão khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời có ưu điểm là không gian rộng rãi, thoáng đãng, cảnh quan đẹp, dễ dàng thiết kế, sắp đặt, trang trí sáng tạo cũng như có được hiệu ứng ánh sáng đẹp mắt khi trời tối. Tuy nhiên những sự kiện được tổ chức ngoài trời có thể gặp rủi ro bởi những cơn mưa bất chợt, gây ảnh hưởng và làm gián đoạn đến cả quá trình tổ chức.

Những giải pháp sau đây sẽ giúp bạn “đối phó” với những rủi ro của tình trạng thời tiết không thuận lợi.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Hãy lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện mà khi trời mưa, bạn có thể di dời mọi thứ một cách dễ dàng. Chẳng hạn như tổ chức tại sân của một khu trung tâm thương mại, chúng ta có thể chuẩn bị một khu vực dự phòng và di chuyển vào bên trong.

Việc bạn cần làm khi lên kế hoạch di dời địa điểm chính là lập một phương án chi tiết bao gồm: những thứ cần di chuyển, vị trí sắp xếp khi ở trong phòng, cách ổn định và tổ chức lại hoạt động như thế nào…

Ngoài ra, nếu sự kiện của bạn có thể kết hợp với việc du lịch, nghỉ dưỡng , thì các khu sinh thái, resort là địa điểm cực kỳ phù hợp. Không chỉ có cảnh quan thiên nhiên vô cùng đẹp, các khu du lịch nghỉ dưỡng hiện nay đều có một hệ thống phòng hội nghị, hội thảo rất tiện nghi và hiện đại để bạn thay đổi địa điểm khi trời mưa.

Song Hong Resort - Dia diem to chuc teambuilding va su kien

Sông Hồng Resort – Địa điểm nghỉ dưỡng kết hợp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

>>> 3 khu resort tổ chức sự kiện cách Hà Nội dưới 60km

Trong trường hợp bạn tổ chức sự kiện khởi công động thổ, không thể tránh khỏi các bãi đất trống không được lát xi măng sẽ trở thành một bãi sình lầy lội. Hãy kê pallet hoặc rải đá dăm để ngăn sự ẩm ướt, nhớp nháp cũng như đảm bảo cho mặt bằng được bằng phẳng.

2. Sân khấu tổ chức sự kiện

Không phải lúc nào các thiết bị trong sự kiện cũng được set up một cách đơn giản để bạn có thể di dời nhanh chóng.

Tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ không bị giới hạn không gian về chiều cao, chiều rộng khi thiết kế và lắp đặt sân khấu. Song song đó, việc bảo quản, tháo dỡ các thiết bị âm thanh, ánh sáng ở trên cao cũng không phải là điều dễ dàng và đặc biệt khó khăn hơn khi trời mưa bão.

dung-nha-leu-bat-tranh-mua-bao-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi

Dựng nhà bạt chắc chắn để tránh mưa bão khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Trong trường hợp này, hãy dựng nhà bạt thật chắc chắn, kiên cố, đảm bảo tránh được mưa to, gió mạnh làm lật khung, đồng thời kéo thêm dù, bạt để bảo vệ các thiết bị âm thanh, ánh sáng.

Thêm một lưu ý cho bạn là khi trời mưa bão thường kèm theo tình trạng mất điện. Đừng quên chuẩn bị máy phát điện dự phòng để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ.

3. Khắc phục tiếng ồn do mưa khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Mặc dù đã di dời đến một địa điểm an toàn hoặc có đầy đủ lều bạt che chắn, bạn cũng sẽ khó tránh khỏi âm thanh ồn ào của tiếng mưa rơi bên ngoài, trên mái nhà hay lều bạt.

Vì vậy bạn nên bố trí các thiết bị âm thanh, nghe nhìn sao cho phù hợp để tránh bị tiếng mưa lấn át, làm phân tán các hoạt động diễn ra bên trong.

4. Lưu ý về khách mời

Ngoài các thiết bị ra thì yếu tố con người cũng rất quan trọng trong quá trình khắc phục rủi ro thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Hãy bảo đảm rằng luôn có sự liên lạc, phối hợp hiệu quả và nhanh chóng với khách mời trong trường hợp mọi thứ diễn ra theo chiều hướng xấu.

Ngoài việc thông báo kịp thời cho khách, bạn cũng nên cân nhắc về việc chuẩn bị thêm ô cầm tay nếu khách cần phải đi bộ trong quá trình di chuyển.

o-cam-tay-tranh-mua-bao-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi

Nên chuẩn bị ô cầm tay khi khách mời phải đi bộ để di chuyển

5. Dự trù kinh phí tổ chức

Vì những rủi ro của thời tiết khi tổ chức ngoài trời, bạn đã phải chuẩn bị các biện pháp dự phòng để khắc phục. Tuy nhiên, dù cho bạn có sử dụng đến các phương tiện đó hay không, bạn vẫn phải bỏ ra một khoản chi phí cho việc dự phòng đó. Hãy nhớ tính toán kinh phí dự trù cho những phương án này.

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan