Kinh nghiệm để tổ chức sự kiện hội thảo thành công

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thực ra không quá phức tạp. Tuy nhiên, để chương trình diễn ra tốt đẹp, đòi hỏi bạn phải có một sự chuẩn bị và lên kế hoạch thật tỉ mỉ, kỹ lưỡng. Là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã từng thực hiện trên 800 event, Vietwind xin chia sẻ với các bạn kinh nghiệm để tổ chức hội thảo thành công với 6 bước quan trọng:

  1. Xác định chủ đề tổ chức sự kiện hội thảo

Chủ đề tổ chức sự kiện hội thảo được ví von như là linh hồn của chương trình. Nói cách khác, chủ đề là nội dung chính, là mục đích mà ban tổ chức cũng như người tham dự mong muốn đạt được. Ví dụ, bạn là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thẩm mỹ viện/spa, chủ đề hội thảo có thể là: “Bí quyết làm đẹp không cần phẫu thuật”, hoặc buổi hội thảo dành cho các đại lý, nhà phân phối có thể đơn giản là “Tri ân khách hàng”, v.v..

kinh-nghiem-to-chuc-su-kien-tri-an-khach-hang-vietwind

Xác định được chủ đề tổ chức sự kiện hội thảo

  1. Làm việc với khách mời trước ngày tổ chức sự kiện

Khách mời của buổi hội thảo là các diễn giả, người phát ngôn – những người đóng vai trò diễn thuyết, tập huấn trong chương trình. Bạn nên bàn bạc, trao đổi với khách mời về nội dung, thời gian trình bày trước ngày tổ chức sự kiện để các hoạt động diễn ra suôn sẻ và được kiểm soát tốt về thời lượng, tránh tình trạng diễn giả “cao hứng” nói quá nhiều gây mất thời gian và ảnh hưởng đến các nội dung khác.

 kinh-nghiem-to-chuc-su-kien-hoi-thao-vietwind-travel

Trao đổi trước với khách mời về nội dung để đảm bảo thời lượng chương trình hợp lý

  1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Địa điểm tổ chức hội thảo thường được diễn ra tại các trung tâm hội nghị, khách sạn hoặc tại quán café tùy theo mục đích tổ chức và tính chất của buổi hội thảo. Tuy nhiên, địa điểm bạn lựa chọn cần đảm bảo có đủ không gian phù hợp với số lượng người tham dự, nhưng cũng không nên quá rộng khiến cho không khí chương trình dễ bị loãng và rời rạc.

dia-diem-to-chuc-su-kien-khach-san-pan-pacific-hanoi

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Một vấn đề quan trọng bạn nên quan tâm là địa điểm bạn chọn đã có đầy đủ các thiết bị sự kiện hay chưa, chúng còn hoạt động tốt không và nhân viên phụ trách kỹ thuật liệu có khả năng điều chỉnh, xử lý tốt những thiết bị đó? Bạn cũng cần tìm hiểu về các dịch vụ tiện ích như ăn uống, bãi để xe, hoạt động vui chơi giải trí… để dự trù kinh phí hợp lý.

Nếu số lượng người tham dự quá lớn hay bạn gặp phải khó khăn trong quá trình tìm kiếm địa điểm phù hợp, bạn nên liên hệ đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Là đối tác của nhiều đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức cũng như đã nắm rõ về thông tin, đặc điểm của từng địa điểm đó, công ty sự kiện sẽ tư vấn và giúp bạn lựa chọn được một địa điểm với chi phí phù hợp.

  1. Truyền thông cho sự kiện hội thảo

Đối với các buổi hội thảo mà nguồn khách tham dự không có sẵn như hội thảo thu phí hoặc mở cửa tự do, việc thực hiện một kế hoạch truyền thông là hết sức cần thiết nếu bạn không muốn sự kiện đã được chuẩn bị thật chuyên nghiệp nhưng đến ngày diễn ra lại vắng như chùa bà Đanh.

Công tác truyền thông nên được thực hiện trước khi tổ chức sự kiện một khoảng thời gian thích hợp, không sớm quá để tránh người tham dự chủ quan không đăng ký, cũng không muộn quá để người tham dự có thời gian sắp xếp công việc.

kinh-nghiem-to-chuc-su-kien-hoi-thao-vietwind

Thực hiện công ty truyền thông trước khi tổ chức sự kiện hội thảo

Các kênh truyền thông bạn có thể sử dụng bao gồm: Diễn đàn, mạng xã hội, email, báo chí… Đối với các hội thảo có tính phí tham dự cao hoặc đối tượng tham dự là những người có vị thế, bạn cần các hình thức truyền thông mạnh mẽ hơn như gọi điện thoại trực tiếp để mời tham dự.

  1. Để đảm bảo chắc chắn sự kiện hội thảo được tổ chức thành công

Trong quá trình tổ chức sự kiện hội thảo, dù đơn giản đến mấy, nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm tổ chức cũng sẽ khó có thể tránh khỏi những sai sót xảy ra. Các rủi ro thường gặp phải như:

  • Đơn vị cho thuê địa điểm ngưng cung cấp dịch vụ vào giờ chót
  • Thời gian tổ chức phân bổ không hợp lý
  • Nhân sự phụ trách được phân công nhiệm vụ không phù hợp
  • Thời tiết thay đổi thất thường…

Tất cả những yếu tố trên có thể dẫn đến một chương trình hội thảo được tổ chức thiếu chuyên nghiệp.

Cách chắc chắn nhất để đảm bảo chương trình hội thảo được tổ chức thành công và đạt được mục đích, hiệu quả như mong đợi đó là bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện uy tín để được cung cấp các dịch vụ từ A – Z mà không cần phải bận tâm bất kỳ rủi ro nào.

Vietwind luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp cho bạn với các hạng mục:

  • Xây dựng chủ đề hội thảo thu hút, nhắm đúng đối tượng tham dự mục tiêu
  • Xây dựng nội dung thú vị, truyền tải được toàn bộ thông điệp và ý nghĩa của chương trình hội thảo
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp: từ trong nhà đến ngoài trời, từ khách sạn đến resort… và không giới hạn số lượng người tham dự
  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tình, hoàn thành tốt nhất mọi công việc được giao
  • Luôn có phương án dự phòng và xử lý kịp thời các tình huống phát sinh tốt nhất

Liên hệ ngay với Vietwind để được tư vấn và gửi thông tin chương trình sớm nhất: 0962 699 981.

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan