Tổ chức sự kiện cho nội bộ cần tiêu chí gì

Bạn là một nhân viên marketing, hành chính nhân sự hay phụ trách công đoàn? Bạn được giao nhiệm vụ tổ chức sự kiện cho công ty nhưng lại chưa từng có kinh nghiệm thực hiện một event trước đó?

kinh-nghiem-to-chuc-su-kien-noi-bo-vietwind

Đừng vội lo lắng!

Thử nghĩ lại xem, nếu trước đây bạn đã từng tổ chức một bữa tiệc sinh nhật hoặc lên kế hoạch cho các trò chơi team building thì đó cũng chính là một event. Giờ thì hãy đọc những lời khuyên hữu ích dưới đây để tránh được những rủi ro khi lần đầu tổ chức một sự kiện cho công ty nhé.

1. Tham khảo ý kiến của những người có kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Chắc hẳn công ty bạn đã từng thực hiện các chương trình kỷ niệm lễ, Tết, hội họp… Bạn nên tìm hiểu xem ai là người đã được giao phụ trách tổ chức sự kiện trước đó. Sau đó, hỏi họ và ghi lại các thông tin, ý kiến về kinh phí dự trù, các địa điểm đã đi để tránh lặp lại hay những hoạt động, trò chơi mang hiệu ứng không tốt, cách sắp xếp thời gian và lịch trình sao cho hợp lý… Đây sẽ là những tư liệu quý giá để bạn rút kinh nghiệm và bước đầu lập kế hoạch sao cho đúng hướng hơn.

2. Hỏi kinh nghiệm chuyên môn từ những người làm nghề tổ chức sự kiện

Thật may mắn nếu như bạn có người quen hoặc bạn bè làm trong ngành tổ chức sự kiện. Họ sẽ là những người giúp bạn có được ý tưởng và tư vấn nội dung chương trình cực kỳ tốt.

Chẳng hạn với việc tổ chức một lễ tổng kết cuối năm thì nên lựa chọn địa điểm ở đâu? Tiết mục nào nên có trong chương trình để phù hợp với ý nghĩa của buổi lễ? Hay bằng cách nào bạn có thể liên hệ đến những nhà cung cấp thiết bị và dịch vụ giá rẻ? Hãy nhờ họ giải đáp tối đa những vướng mắc bạn đang gặp phải.

3. Lập kế hoạch và dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thật chi tiết

Ngay cả những công ty tổ chức sự kiện sau khi lập kế hoạch và nội dung chi tiết cho khách hàng, họ cũng cần dành khá nhiều thời gian kiểm tra và rà soát lại để tránh xảy ra những sai sót. Vì nếu chỉ sơ xuất một chút thôi cũng sẽ dẫn đến việc “bể show”.

to-chuc-su-kien-ke-hoach-lam-vietwind

Nếu tổ chức một lễ khai trương, bạn sẽ không thể thiếu đi băng khánh thành, đội múa lân sư chào mừng hay những chi tiết nhỏ nhặt như hoa cài áo cho khách… Hãy chắc chắn rằng bạn đã lên kế hoạch tỉ mỉ cho tất cả các hạng mục cùng mức kinh phí đi kèm để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và sau đó không bị thiếu ngân sách.

4. Lập danh sách những việc cụ thể cần làm

Hãy đọc kịch bản chương trình và tưởng tượng sự kiện ngày hôm đó sẽ diễn ra như thế nào, sau đó “take note” lại ngay những việc bạn cần phải làm để không xảy ra những rủi ro bạn không mong muốn.

Ví dụ, bạn dự định tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty. Theo như kịch bản chương trình, bạn sẽ đi từ ngoài cửa vào và nhìn thấy dọc lối đi có các standee, băng rôn, banner và cả backdrop check-in trong khu vực tổ chức. Đây chính là những hạng mục in ấn mà bạn cần phải ghi chú lại. Sau đó, bạn nhìn thấy lễ tân ngồi tại bàn đón khách, nhận thư mời và cài hoa lên áo cho khách. Bạn tiếp tục ghi chú: lễ tân, thư mời, hoa cài áo, bàn lễ tân, khăn trải bàn, hoa trang trí… Theo trình tự như vậy, bạn sẽ khó có thể quên được những việc mình phải làm và việc tổ chức sẽ càng diễn ra suôn sẻ.

5. Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho từng bộ phận tham gia

Quá trình tổ chức sự kiện là sự phối hợp của rất nhiều bộ phận từ đơn vị tổ chức, MC chương trình, âm thanh ánh sáng đến quay phim chụp ảnh.

Hãy xây dựng kịch bản chi tiết cho bộ phận âm thanh ánh sáng để họ điều chỉnh phù hợp với nội dung các tiết mục, kịch bản cho người quay phim chụp hình để họ biết được thời điểm quan trọng và “bắt” được những tấm hình đẹp mắt, hay kịch bản chi tiết cho MC để họ dẫn dắt chương trình một cách hấp dẫn và truyền tải được thông điệp của buổi lễ tới khách mời.

6. Phân công công việc và điều phối nhân sự hợp lý

Đối với những nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, ekip điều hành của họ đều là những người chuyên nghiệp trong việc quản lý và điều phối nhân sự một cách trơn tru, đảm bảo đúng người đúng việc. Tuy nhiên, khi bạn tự thực hiện một event cho công ty, rất khó để bạn có thể kiểm soát được chương trình nếu như không biết phân công công việc một cách hợp lý.

to-chuc-su-kien-phan-cong-vietwind

Bạn nên phân công công việc thật rõ ràng theo từng đầu việc. Không nên phân công hai người cùng một hạng mục để tránh việc đùn đẩy hoặc không thống nhất ý kiến với nhau. Bạn cần lưu ý làm việc trực tiếp với người được giao phụ trách từng hạng mục để đảm bảo sự nhất quán trong quá trình tổ chức.

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm hữu ích để có thể tự tổ chức sự kiện cho công ty một cách suôn sẻ và thành công nhất.

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan